POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EN FABRICA DE ALIMENTOS PROCESADOS VENTOLINI SA
1. Nota preliminar
El presente documento consagra la Política de Tratamiento de los datos personales de las personas naturales (en adelante “titulares”) en FABRICA DE ALIEMTNOS PROCESADOS VENTOLINI SA, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, y el Decreto 1377 de 2013.
El propósito principal de esta Política de Tratamiento es poner en conocimiento de los titulares de los datos personales tratados por FABRICA DE ALIEMTNOS PROCESADOS VENTOLINI SA S (en adelante “VENTOLINI”) los derechos que les asisten, los procedimientos adoptados por la Sociedad para hacer efectivos esos derechos, así como la finalidad con la cual serán tratados sus datos en caso de otorgar la autorización expresa, previa e informada.
2. Responsable del Tratamiento
VENTOLINI es responsable del tratamiento de datos personales de los titulares respecto de los cuales obtenga autorización, sobre los cuales decidirá de forma directa y autónoma. Sus datos de contacto son:
Domicilio: Cali, Valle del Cauca
Dirección: Calle 31 # 08-31
Correo electrónico: info@ventolini.com
Teléfono: 310 315 8177
3. Tratamiento
El tratamiento de los datos personales de los titulares por parte de VENTOLINI implica la recolección, almacenamiento, organización, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización, rectificación, supresión, eliminación y en general la ejecución de cualquier operación sobre los mismos, de conformidad con las finalidades señaladas en esta Política y para las cuales ha recibido autorización.
Eventualmente VENTOLINI podría tratar datos de menores de edad y datos sensibles, caso en el cual lo haría cumpliendo con las siguientes disposiciones:
3.1. Tratamiento de datos personales de niñas, niños y/o adolescentes. El tratamiento de datos personales que no sean de naturaleza pública de niños, niñas y/o adolescentes cumplirá con los siguientes parámetros y requisitos:
a) Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
c) Que se valore la opinión del menor cuando éste cuente con la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
d) Que exista autorización para el tratamiento de los datos por parte del representante o tutor del niño, niña o adolescente.
3.2. Tratamiento de datos sensibles. VENTOLINI aplicará las limitaciones legales al tratamiento de datos sensibles, por lo cual se asegurará que:
a) El Titular haya dado su autorización explícita para dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización,
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado, en cuyo caso los representantes legales deberán otorgar su autorización,
c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular,
d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial, o
e)El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica.
4. Finalidades
VENTOLINI tratará los datos personales de acuerdo con las siguientes finalidades y según la calidad del titular:
Empleados y Contratistas: los datos serán tratados para gestionar la vinculación, desarrollo y terminación de la relación laboral o civil que surja entre el empleado o contratista y VENTOLINI, defensa judicial, evaluación de desempeño, gestión de nómina y pagos, pago de prestaciones sociales, exámenes periódicos de salud ocupacional, diseño y ejecución de planes de bienestar para los empleados y eventualmente sus familias, y las demás finalidades para las cuales otorguen autorización para tratar sus datos personales.
Clientes: los datos serán tratados para adelantar las actividades de producción, distribución, comercialización, mercadeo y venta de productos de heladería, restaurante, pastelería, repostería y afines y la comercialización de otros productos alimenticios y de bebidas, de manera personal, telefónica, página web, correo electrónico, o cualquier otro medio; el envío de comunicaciones o mensajes sobre productos, novedades, promociones o eventos; hacer análisis de datos y estudios de mercadeo; brindar atención y soporte al cliente; desarrollar actividades de fidelización y participación en concursos exclusivos; permitir las transacciones (compras) de productos por comercio electrónico y/o botones de pago; atender domicilios; realizar concursos y premiaciones y publicar las respectivas imágenes; permitir inscripciones de usuarios en línea; así como para el cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales derivadas de la relación comercial que surja entre el cliente y VENTOLINI; atención de peticiones, quejas, reclamos o cualquier solicitud por cualquier medio de contacto del cliente; fines estadísticos; registro histórico de relaciones comerciales; las finalidades previstas en las autorizaciones de tratamiento de información, y las demás que sean propias de su objeto social.
Proveedores: los datos serán tratados para contactar y contratar a proveedores, confirmar datos y experiencia; gestionar el adecuado cumplimiento del objeto y obligaciones del contrato celebrado con el respectivo proveedor o de la relación establecida con éste; gestión contable y tributaria de pagos; defensa judicial; fines estadísticos e históricos de relaciones comerciales; y en general para adelantar todas las actividades que sean necesarias para gestionar el desarrollo y terminación de la relación civil o comercial que surja entre el proveedor y VENTOLINI.
Postulantes a ofertas de empleo: los datos personales serán tratados con el fin de verificar datos con referencias personales y/o comerciales, y experiencia y trayectoria con antiguos empleadores; adelantar, directamente o través de un tercero, el proceso de selección de personal, lo que incluye, entre otras cosas, citaciones para pruebas y entrevistas, visitas domiciliarias; exámenes médicos y de aptitud para el respectivo trabajo, verificación de antecedentes, y todas las actividades necesarias para la contratación en caso de ser seleccionado. Las hojas de vida y anexos serán conservadas por un tiempo máximo de 60 días, después de ser enviadas o registradas.
Público en general: los datos serán tratados para adelantar, directamente o a través de un tercero encargado, y por cualquier medio de contacto del titular, actividades de mercadeo, distribución, comercialización y venta de productos de heladería, restaurante, pastelería, repostería y afines, así como otros productos alimenticios y bebidas; para el suministro, directamente o a través de un tercero encargado, por cualquier medio de información comercial sobre productos y promociones; la invitación y la realización de eventos de VENTOLINI o aliados, en caso de tenerlos; adelantar procesos de vinculación y fidelización, inscripciones como usuarios en la página web www.ventolini.com, línea telefónica o en puntos de venta; facilitar la adquisición de productos por internet, la atención de peticiones, quejas, reclamos o cualquier solicitud efectuada.
En adición a las finalidades descritas, VENTOLINI tratará los datos personales de los titulares para fines estadísticos, archivo histórico de relaciones comerciales, laborales y civiles, análisis de data, el cumplimiento de las obligaciones legales y reglamentarias a las que se encuentra sujeta la Sociedad en desarrollo de su actividad y objeto social, así como para las demás finalidades para las cuales los titulares otorguen su autorización en el proceso de recolección de los datos personales.
Los Encargados o terceros que tengan acceso a los datos personales por virtud de la Ley o contrato, harán el tratamiento exclusivamente para las finalidades mencionadas.
5. Vigencia del Tratamiento
El tratamiento de los datos personales tendrá una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidad o finalidades para las cuales la información fue recolectada, o el periodo de vigencia que señale la ley, contrato o sentencia según corresponda.
6. Autorización
Cuando VENTOLINI requiera tratar información, solicitará la autorización del titular al momento de la recolección de los respectivos datos.
Esta autorización deberá ser expresa, bien sea de manera oral, escrita o mediante conducta inequívoca, y debe incluir las finalidades específicas del tratamiento para las cuales se solicita el consentimiento. La autorización será obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
De conformidad con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, no será necesario solicitar autorización cuando se trate de:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
b) Datos de naturaleza pública;
c) Casos de urgencia médica o sanitaria;
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas
En todo caso, esta información será tratada de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y esta Política.
7. Derechos de los titulares
En virtud de la ley, los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a VENTOLINI, en su calidad de Responsable del Tratamiento, y frente a los Encargados del Tratamiento. Los derechos de actualización y rectificación se podrán ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado en los términos de la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen).
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a VENTOLINI salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen).
c) Ser informado por VENTOLINI o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, después de agotado el trámite de consulta o reclamo ante VENTOLINI.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Autoridad de Protección de Datos Personales de Colombia haya determinado que en el tratamiento el Responsable y/o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y/o a la Constitución.
La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos o el Responsable tenga el deber legal o contractual de continuar con el tratamiento.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que sean objeto de tratamiento. El titular puede consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las directrices de tratamiento de la información que lo motiven a hacer nuevas consultas.
8. Procedimientos para el ejercicio de los derechos de los titulares
De conformidad con el objeto de esta Política, los derechos del titular son: conocimiento, acceso, rectificación, actualización, revocatoria y supresión de sus datos personales (siempre que no exista un mandato legal, jurisprudencial o contractual que faculte a VENTOLINI para continuar con el tratamiento).
El titular puede ejercer sus derechos, mediante una consulta o un reclamo dirigido al correo electrónico info@ventolini.com
8.1. Procedimiento de Consulta
Los titulares podrán formular una consulta al correo info@ventolini.com cuando deseen acceder o consultar su información personal que reposa en las bases de datos de VENTOLINI, para lo cual deberán adjuntar copia del documento de identidad. Si quien formula la consulta es un representante legal y/o apoderado del titular, deberá adjuntar copia de su documento de identidad y el documento que acredite la calidad en la que está actuando (poder).
La consulta, presentada de acuerdo con lo indicado en precedencia, será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, el interesado será informado de dicha situación, expresándole los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
8.2. Procedimiento de Reclamo
Los titulares podrán presentar al correo info@ventolini.com un reclamo cuando consideren que la información contenida en una base de datos de VENTOLINI debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 o el Decreto 1377 de 2013.
El reclamo deberá contener la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección, y deberá ir acompañado por la copia del documento de identificación, y si quien formula el reclamo es un representante legal y/o apoderado del titular, deberá adjuntar también el documento que acredite la calidad en la que está actuando (poder). Adicionalmente, el reclamo deberá ir acompañado por los demás documentos que se quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, lo cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
9. Medidas de seguridad de las bases de datos
La información sujeta a tratamiento por parte de VENTOLINI estará sujeta a medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
10. Vigencia de la Política
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 13 de octubre de 2016.
Aviso de privacidad y autorización
En cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, FABRICA DE ALIMENTOS PROCESADOS VENTOLINI SA (en adelante VENTOLINI) se permite informar que:
Con anterioridad a la fecha de expedición del mencionado Decreto, ha recolectado y procesado datos personales para la distribución, mercadeo, comercialización, y venta de productos alimenticios, la promoción, divulgación y ejecución de actividades, eventos o promociones, la vinculación y fidelización de clientes, la gestión de relaciones civiles y comerciales establecidas con clientes proveedores y terceros en general, así como para realizar las actividades propias y conexas a su objeto social.
Por lo anterior, Don Jacobo solicita la autorización previa e informada de aquellas personas cuyos datos personales han sido recolectados, procesados y, en general, tratados, para continuar haciéndolo de manera leal, lícita, segura, confiable, y acorde con la Política de Tratamiento de la Información Personal disponible en http://www.ventolini.com en la cual se establecen los lineamientos para el tratamiento de datos personales y los derechos con los que cuentan los titulares de dicha información.
Si usted no desea que sus datos personales sean tratados por VENTOLINI podrá revocar de manera parcial o total tal autorización a través de un mensaje dirigido a info@ventolini.com de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1377 de 2013, si transcurridos treinta (30) días hábiles a partir de la fecha de publicación de esta comunicación VENTOLINI no recibe manifestación alguna podrá continuar con el tratamiento de la información personal, para las mismas o similares finalidades de que ha sido objeto desde el momento de su recolección, sin perjuicio de la facultad que usted tiene de ejercer en cualquier momento su derecho de solicitar la eliminación de sus datos personales de las bases de datos de la sociedad.