1. Nota preliminar

El presente documento consagra la Política de Tratamiento de los datos personales de las personas naturales (en adelante “titulares”) en FÁBRICA DE ALIMENTOS PROCESADOS VENTOLINI SAS, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, y el Decreto 1377 de 2013.

El propósito principal de esta Política de Tratamiento es poner en conocimiento de los titulares de los datos personales tratados por FÁBRICA DE ALIMENTOS PROCESADOS VENTOLINI SAS (en adelante “VENTOLINI”) los derechos que les asisten, los procedimientos adoptados por la Sociedad para hacer efectivos esos derechos, así como la finalidad con la cual serán tratados sus datos en caso de otorgar la autorización expresa, previa e informada.

2. Responsable del Tratamiento

VENTOLINI es responsable del tratamiento de datos personales de los titulares respecto de los cuales obtenga autorización, sobre los cuales decidirá de forma directa y autónoma. Sus datos de contacto son:

FÁBRICA DE ALIMENTOS PROCESADOS VENTOLINI SAS

NIT: 800.065.567-5

Domicilio: Cali, Valle del Cauca

Dirección: Calle 31 # 08-31

Correo electrónico: info@ventolini.com

Teléfono: 310 315 8177

 

3. Tratamiento

El tratamiento de los datos personales de los titulares por parte de VENTOLINI podrá realizarse de forma manual, digital y/o automatizada e implica la recolección, almacenamiento, organización, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización, rectificación, supresión, eliminación y en general la ejecución de cualquier operación sobre los mismos, de conformidad con las finalidades señaladas en esta Política y para las cuales ha recibido autorización.

Eventualmente, VENTOLINI puede tratar datos de menores de edad y datos sensibles, caso en el cual lo hará cumpliendo con las siguientes disposiciones:

3.1. Tratamiento de datos personales de niñas, niños y/o adolescentes.

1. Requisitos esenciales para el tratamiento

En el tratamiento de datos personales que no sean de naturaleza pública de niños, niñas y/o adolescentes VENTOLINI cumplirá con los siguientes parámetros y requisitos:

• El tratamiento responderá y respetará el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
• Se asegurará el respeto de sus derechos fundamentales.
• Se valorará la opinión del menor cuando este cuente con la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
• Se solicitará la autorización para el tratamiento de los datos por parte del representante o tutor del niño, niña o adolescente.

b.    Información importante para los padres y/o representantes legales de los menores:

·       ¿Cómo solicitamos la autorización para el tratamiento de los datos de los menores?

Para VENTOLINI es fundamental la protección de los datos personales de los menores, es por ese motivo que tratamos su información una vez hemos obtenido la autorización previa, expresa e informada de sus padres o representantes legales. Dicha autorización podrá ser solicitada a través de un formulario físico o digital, el cual deberá ser diligenciado por los padres o representantes del menor.

·       ¿Qué datos recolectamos y cómo utilizamos la información de los menores?

 

Nuestros productos y servicios se encuentran dirigidos para el público en general, sin embargo, en desarrollo de nuestro objeto social, adelantamos algunas actividades orientadas a atender de manera especial los gustos y necesidades de los menores de edad, lo cual da lugar a la recolección de sus  datos. Dicha información puede ser recolectada en los siguientes casos y para las siguientes finalidades:

En el caso de los datos familiares de nuestros empleados o colaboradores. Podemos pedir a nuestros empleados que nos compartan (si así lo desean) los datos de sus hijos menores tales como nombre y fecha de nacimiento, esto con el fin de llevar a cabo actividades y/o eventos de celebración como el día del niño, la celebración de navidad o la entrega de beneficios especiales.

En el caso de solicitud por parte de los padres y/o representantes de menores del servicio de fiestas Infantiles ofrecido por VENTOLINI.

En este caso, VENTOLINI solicitará de los padres y/o representante legal los siguientes datos de los menores: nombre, edad, gustos y/o actividades favoritas. Dicha información será utilizada por VENTOLINI para personalizar los detalles de la fiesta infantil contratada, dirigirse e interactuar con el menor durante el evento, determinar las actividades de recreación acordes a los intereses y edad del menor, así como ofrecer nuestros servicios para próximas actividades o eventos de celebración al menor.

 

En el caso de que el menor haga parte de nuestro Club de Amigos “VENTOLINI”

 

Nuestro objeto social siempre ha sido proveer los mejores productos y servicios de calidad para nuestra población infantil y consolidar lazos de familia, tradición e historia alrededor de nuestra marca, es por ello que hemos creado nuestro Club de Amigos “VENTOLINI”, con el fin de ofrecer un espacio de desarrollo, aprendizaje e interacción con los menores que nos permita acompañarlos en los diferentes momentos de su vida y acercarlos a VENTOLINI, generando espacios de confianza y fidelización que les permita sentirse parte importante de la sociedad e impulsar sus intereses. En el marco de este espacio, podremos recolectar diferentes datos de los menores, tales como nombre, edad, fecha de cumpleaños, dirección, teléfono, punto de compra, imágenes en desarrollo de eventos, actividades y gustos favoritos. Así mismo, con el fin de promover la seguridad y buen uso de los datos personales del menor, podremos recolectar de sus padres o representantes legales los siguientes datos: nombre, profesión, datos de contacto como dirección, teléfono, redes sociales y correo electrónico.

 

Los datos recolectados de los menores y de sus padres y/o representantes en el marco del Club de Amigos “VENTOLINI” serán tratados para las siguientes finalidades:

 

• Ofrecer a los menores actividades de entretenimiento, educación y/o interacción con otros miembros del Club, bajo medidas adecuadas de seguridad con información clara y entendible por parte de los menores.
• Desarrollar productos, servicios y/o comunicaciones especialmente dirigidas a los menores, tales como revistas, mensajes de carácter informativo, educativo y/o publicitario de acuerdo con sus gustos e intereses particulares.
• Enviar información relevante para el menor tales como la celebración de fiestas infantiles, actividades de recreación en los puntos de venta, eventos especiales, lanzamiento de nuevos productos, noticias del Club de Amigos, promociones, mensajes de celebración del día de los niños y del día de su cumpleaños.
• Elaborar y/o reproducir material con fines conmemorativos o históricos sobre la evolución y experiencia de los integrantes del Club de Amigos VENTOLINI. Para estos fines se conservará un registro fotográfico que busque de manera general y no detallada informar  sobre la asistencia a los eventos.
• Transmitir la información a terceros encargados por VENTOLINI, únicamente en el marco de las finalidades establecidas en la presente política de tratamiento y bajo estándares adecuados de seguridad de la información.

 

• ¿Qué medidas tomamos para la seguridad de la información de los niños y menores de edad?:

La seguridad de los datos personales de los menores es prioridad para VENTOLINI, es por ello que, realizamos el tratamiento bajo estándares de seguridad adecuados con el fin de garantizar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información. Así mismo, en el tratamiento de la información de menores contamos con las siguientes medidas de refuerzo para su debido tratamiento y seguridad:

• Informamos directamente y de manera clara a los padres y/o representantes acerca de la información personal a recopilar de los menores y los fines de dicha recolección, y conservamos la evidencia de las campañas realizadas y los mensajes transmitidos.
• Restringimos la recolección de la información a aquellos datos razonable y exclusivamente necesarios para los fines señalados.
• Ofrecemos canales a los padres y/o representantes legales con el fin de que puedan consultar y acceder a la información que recolectamos de los menores, así como presentar quejas y reclamos, incluyendo la supresión de los datos personales de los menores, siempre y cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.

 

• ¿Por cuánto tiempo conservaremos los datos personales de los menores?

Conservaremos los datos de los menores por el tiempo necesario y con el fin de cumplir con las finalidades señaladas previamente. Dado que se trata de un club de fidelización, se requiere que los datos permanezcan por todo el tiempo en el que el menor haga parte del club y al menos un año más a partir de su retiro, con el fin de poder atender cualquier inquietud o reclamos con posterioridad  a  su desvinculación del club. En todo caso, los padres y/o representante legal podrán retirar el consentimiento para el uso de los datos personales de los menores y su eliminación y VENTOLINI facilitará su trámite y ejecución.

 

1. Información relevante para los niños, niñas y adolescentes:

·        ¿Quién es VENTOLINI?

Somos una compañía o empresa que te ofrece productos alimenticios como desayunos, sánduches, postres y helados, también organizamos fiestas de cumpleaños y eventos especiales con actividades recreativas para ti y tus amigos. Queremos conocerte y entender tus intereses con el fin de proporcionarte espacios de diversión y aprendizaje que nos permitan acompañarte en tus momentos más especiales, celebrar tus triunfos y endulzar tus celebraciones.

Por medio de esta Política de Tratamiento te explicamos cómo usamos tus datos personales para que sepas sobre el alcance y las finalidades perseguidas. Te pedimos que la leas con la compañía de tus padres y/o representantes y estamos muy atentos a recibir tus dudas o inquietudes a través de nuestros canales de comunicación. Y les recomendamos a los padres y/o representantes leer nuestra Política y así conocer más acerca de nuestras finalidades, y compromiso con el tratamiento de los datos de los niños y menores de edad.

·        ¿Qué son datos personales y para qué los usará VENTOLINI?

La información que pueda ser usada para identificarte es un dato personal, por ejemplo, tu nombre, tu dirección, y en determinados casos tu imagen, para lo cual procuraremos siempre tomar fotos de alcance no detallado de tu imagen, a menos que tus padres y/o representantes nos manifiesten su acuerdo para tener imágenes más cercanas y que puedan ser utilizadas en nuestros mensajes o campañas publicitarias. Queremos usar tus datos personales para conocerte un poco mejor de manera en que te podamos ofrecer opciones y productos de acuerdo con tus intereses, facilitar tu participación en actividades, fiestas y eventos que realizamos, entregarte beneficios o premios y celebrarte en fechas especiales. En ocasiones podremos compartir tus datos con terceros para poder ofrecerte todas las actividades y servicios que tenemos para ti, sin embargo, cuando lo hagamos, utilizaremos formas y herramientas seguras para cuidar de tu información.

Tu podrás decidir con la ayuda de tus padres o representante cómo quieres que usemos tus datos personales, para lo cual podrás ejercer tus derechos, entre los cuales están saber qué hacemos con tus datos, presentar una inconformidad, solicitarnos que actualicemos tu información y pedirnos que eliminemos tu información cuando lo desees o necesites.

3.2. Tratamiento de datos sensibles. VENTOLINI aplicará las limitaciones legales al tratamiento de datos sensibles, por lo cual se asegurará que:

1. a) El Titular haya dado su autorización explícita para dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización,
2. b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado, en cuyo caso los representantes legales deberán otorgar su autorización,
3. c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular,
4. d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial, o
5. e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica.
6. Finalidades

VENTOLINI tratará los datos personales de acuerdo con las siguientes finalidades y según la calidad del titular:

Empleados y Contratistas: los datos serán tratados para gestionar la vinculación, desarrollo y terminación de la relación laboral o civil que surja entre el empleado o contratista y VENTOLINI, defensa judicial, evaluación de desempeño, gestión de nómina y pagos, pago de prestaciones sociales, exámenes periódicos de salud ocupacional, diseño y ejecución de planes de bienestar para los empleados y eventualmente sus familias.

Clientes: los datos serán tratados para adelantar las actividades de producción, distribución, comercialización, mercadeo y venta de productos de heladería, restaurante, pastelería, repostería y afines y la comercialización de otros productos alimenticios y de bebidas, de manera personal, telefónica, página web, correo electrónico, o cualquier otro medio; el envío de comunicaciones o mensajes sobre productos, novedades, promociones o eventos; hacer análisis de datos y estudios de mercadeo; brindar atención y soporte al cliente; desarrollar actividades de fidelización y participación en concursos exclusivos; permitir las transacciones (compras) de productos por comercio electrónico y/o botones de pago; atender domicilios; realizar concursos y premiaciones y publicar las respectivas imágenes; permitir inscripciones de usuarios en línea; así como para el cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales derivadas de la relación comercial que surja entre el cliente y VENTOLINI; atención de peticiones, quejas, reclamos o cualquier solicitud por cualquier medio de contacto del cliente; fines estadísticos; registro histórico de relaciones comerciales.

Proveedores: los datos serán tratados para contactar y contratar a proveedores, confirmar datos y experiencia; gestionar el adecuado cumplimiento del objeto y obligaciones del contrato celebrado con el respectivo proveedor o de la relación establecida con este; gestión contable y tributaria de pagos; defensa judicial; fines estadísticos e históricos de relaciones comerciales y en general para adelantar todas las actividades que sean necesarias para gestionar el desarrollo y terminación de la relación civil o comercial que surja entre el proveedor y VENTOLINI.

Postulantes a ofertas de empleo: los datos personales serán tratados con el fin de verificar datos con referencias personales y/o comerciales, y experiencia y trayectoria con antiguos empleadores; adelantar, directamente o a través de un tercero, el proceso de selección de personal, lo que incluye, entre otras cosas, citaciones para pruebas y entrevistas, visitas domiciliarias; exámenes médicos y de aptitud para el respectivo trabajo, verificación de antecedentes, y todas las actividades necesarias para la contratación en caso de ser seleccionado. Las hojas de vida y anexos serán conservadas por un tiempo máximo de 60 días, después de ser enviadas o registradas.

Público en general: los datos serán tratados para adelantar, directamente o a través de un tercero encargado, y por cualquier medio de contacto del titular, actividades de mercadeo, distribución, comercialización y venta de productos de heladería, restaurante, pastelería, repostería y afines, así como otros productos alimenticios y bebidas; para el suministro, directamente o a través de un tercero encargado, por cualquier medio de información comercial sobre productos y promociones; la invitación y la realización de eventos de VENTOLINI o aliados, en caso de tenerlos; adelantar procesos de vinculación y fidelización, inscripciones como usuarios en la página web www.ventolini.com, línea telefónica o en puntos de venta; facilitar la adquisición de productos por internet, la atención de peticiones, quejas, reclamos o cualquier solicitud efectuada.

En adición a las finalidades descritas, VENTOLINI tratará los datos personales de los titulares para fines estadísticos, archivo histórico de relaciones comerciales, laborales y civiles, análisis de data,  el cumplimiento de las obligaciones legales y reglamentarias a las que se encuentra sujeta la Sociedad en desarrollo de su actividad y objeto social,

Los Encargados o terceros que tengan acceso a los datos personales por virtud de la Ley o contrato, harán el tratamiento exclusivamente para las finalidades mencionadas.

5. Vigencia del Tratamiento y/o de las bases de datos

El tratamiento de los datos personales y las bases de datos derivadas de este tendrán una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidad o finalidades para las cuales la información fue recolectada, o el periodo de vigencia que señale la ley, contrato o sentencia según corresponda.

6. Autorización

Cuando VENTOLINI requiera tratar información, solicitará la autorización del titular al momento de la recolección de los respectivos datos.

Esta autorización deberá ser expresa, bien sea de manera oral, escrita o mediante conducta inequívoca, y debe incluir las finalidades específicas del tratamiento para las cuales se solicita el consentimiento. La autorización será obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

De conformidad con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, no será necesario solicitar autorización cuando se trate de:

1. a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
2. b) Datos de naturaleza pública;
3. c) Casos de urgencia médica o sanitaria;
4. d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
5. e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas

En todo caso, esta información será tratada de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y esta Política.

7. Derechos de los titulares

En virtud de la ley, los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:

1. a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a VENTOLINI, en su calidad de Responsable del Tratamiento, y frente a los Encargados del Tratamiento. Los derechos de actualización y rectificación se podrán ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado en los términos de la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen).
2. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a VENTOLINI salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen).
3. c) Ser informado por VENTOLINI o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
4. d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, después de agotado el trámite de consulta o reclamo ante VENTOLINI.
5. e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Autoridad de Protección de Datos Personales de Colombia haya determinado que en el tratamiento el Responsable y/o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y/o a la Constitución.

La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos o el Responsable tenga el deber legal o contractual de continuar con el tratamiento.

1. f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que sean objeto de tratamiento. El titular puede consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las directrices de tratamiento de la información que lo motiven a hacer nuevas consultas.
2. Procedimientos para el ejercicio de los derechos de los titulares

De conformidad con el objeto de esta Política, los derechos del titular son: conocimiento, acceso, rectificación, actualización, revocatoria y supresión de sus datos personales (siempre que no exista un mandato legal, jurisprudencial o contractual que faculte a VENTOLINI para continuar con el tratamiento).

El titular puede ejercer sus derechos, mediante una consulta o un reclamo dirigido al área de comunicaciones, encargada de la atención a las solicitudes de los Titulares, a través del correo electrónico info@ventolini.com

8.1. Procedimiento de Consulta

Los titulares podrán formular una consulta al correo info@ventolini.com cuando deseen acceder o consultar su información personal que reposa en las bases de datos de VENTOLINI, para lo cual deberán adjuntar copia del documento de identidad. Si quien formula la consulta es un representante legal y/o apoderado del titular, deberá adjuntar copia de su documento de identidad y el documento que acredite la calidad en la que está actuando (poder).

La consulta, presentada de acuerdo con lo indicado en precedencia, será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, el interesado será informado de dicha situación, expresándole los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8.2.  Procedimiento de Reclamo

Los titulares podrán presentar al correo info@ventolini.com un reclamo cuando consideren que la información contenida en una base de datos de VENTOLINI debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 o el Decreto 1377 de 2013.

El reclamo deberá contener la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección, y deberá ir acompañado por la copia del documento de identificación, y si quien formula el reclamo es un representante legal y/o apoderado del titular, deberá adjuntar también el documento que acredite la calidad en la que está actuando (poder). Adicionalmente, el reclamo deberá ir acompañado por los demás documentos que se quiera hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, lo cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9. Medidas de seguridad de las bases de datos

La información sujeta a tratamiento por parte de VENTOLINI estará sujeta a medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

10. Vigencia de la Política

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 13 de octubre de 2016.

11. Control de versiones

Versión	Fecha de aprobación	Área que aprueba
1.0	13 de octubre de 2016	Comunicaciones
2.0	30 de enero de 2024	Comunicaciones

Aviso de privacidad y autorización

En cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, FABRICA DE ALIMENTOS PROCESADOS VENTOLINI SA (en adelante VENTOLINI) se permite informar que:

Con anterioridad a la fecha de expedición del mencionado Decreto, ha recolectado y procesado datos personales para la distribución, mercadeo, comercialización, y venta de productos alimenticios, la promoción, divulgación y ejecución de actividades, eventos o promociones, la vinculación y fidelización de clientes, la gestión de relaciones civiles y comerciales establecidas con clientes proveedores y terceros en general, así como para realizar las actividades propias y conexas a su objeto social.

Por lo anterior, Ventolini solicita la autorización previa e informada de aquellas personas cuyos datos personales han sido recolectados, procesados y, en general, tratados, para continuar haciéndolo de manera leal, lícita, segura, confiable, y acorde con la Política de Tratamiento de la Información Personal disponible en www.ventolini.com en la cual se establecen los lineamientos para el tratamiento de datos personales y los derechos con los que cuentan los titulares de dicha información.

Si usted no desea que sus datos personales sean tratados por VENTOLINI podrá revocar de manera parcial o total tal autorización a través de un mensaje dirigido a info@ventolini.com de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1377 de 2013, si transcurridos treinta (30) días hábiles a partir de la fecha de publicación de esta comunicación VENTOLINI no recibe manifestación alguna podrá continuar con el tratamiento de la información personal, para las mismas o similares finalidades de que ha sido objeto desde el momento de su recolección, sin perjuicio de la facultad que usted tiene de ejercer en cualquier momento su derecho de solicitar la eliminación de sus datos personales de las bases de datos de la sociedad.